한국제약협회 학술대회 참가자 지원 가이드라인

1. 지원 자격

작성 : 2011. 3. 22

- 학술대회의 연자, 발표자(포스터 발표자 포함), 좌장, 토론자

i) 초록 채택 메일 또는 초청장에 역할이 명시 되어 있는지 확인

- 단, 포스터 발표자의 경우 주저자 외 공동저자 1인만 지원 가능하며, 주저자 미참가시 공동저자 1인만 지원

2. 지원 항목

1) 등록비 (사전등록 원칙)

2) 교통비

i) 국외개최 학술대회의 경우 국제선 왕복 확정요금 항공료(이코노미클래스 기준/ 목적지까지 최단거리 요금)

ii) 국내개최 학술대회의 경우 국내선 항공(이코노미 클래스), KTX(일반석), 고속버스(우등) 등 대중

교통 왕복실비(택시비는 지원 불가)

3) 숙박비

i) 국외개최 학술대회의 경우

- 유럽지역 1박 35만원(세금 및 봉사료 포함)

- 미주·일본 1박 30만원(세금 및 봉사료 포함)

- 아시아 등 기타 1박 25만원(세금 및 봉사료 포함)

ii) 국내개최 학술대회의 경우 1박 20만원(세금 및 봉사료 포함)

4) 현지 식비

i) 국내개최 학술대회 1일 10만원 정액지원

ii) 국외개최 학술대회

- 미주·유럽·일본 1일 15만원 정액지원

- 아시아 등 기타 1일 10만원 정액지원

5) 해외 현지 교통비 150,000원 정액 지원

3. 지원 절차

제약사에서 협회로 지원 신청(학술대회 개최 90일전) → 협회에서 모집공고 게재 → 학회 지원 신청 → 협회가 지원 학회 확정(학술대회 개최 60일전) → 학회에서 참가자 선정 → 선정자 학술대회 참석 → 학회가 정산서류 취합하여 협회에 제출(학술대회 개최후 30일 이내) → 협회에서 정산서 검토 및 학회와 지원금 협의 → 협회가 제약사에 지원금 납입통보 → 제약사는 협회로 지원금 납입(협회에서 제약사로 특별회비 영수증 발행) → 협회가 학회로 지원금 송부(학회가 협회로 일반영수증 발행)

4. 제출 서류

주관단체	참가자
- 공문 (必) - 참가자 명단 및 인적사항 (必) - 참가자 총 지원내역서 (必) - 통장사본 (必)	- 출장 보고서 (必) - 초록 채택 메일 (必) - 상세 지출내역서 (必) - 등록비 영수증(등록 확인증) (必) - 보딩패스 (必) - 항공료 영수증(必) - 숙박비 영수증 및 Invoice(必) ※ (必) 표시된 항목은 반드시 제출해야 다른 항목에 대해서도 지원 가능함.

4. 상세 제출내역 및 정산원칙 (자료 제출 시, 하단의 내용에 준하여 제출요망)

제출서류	상세 제출내역 및 정산 원칙
출장보고서 (必)	① 참가 기간 동안 학술대회에서 활동한 학술활동, 수집한 최신 정보, 진료 및 연구, 교육에서 활용방안 등의 내용을 포함하여 활동 내용이 구체적으로 포함되어 있어야 함.
초록 채택 메일 (초청 메일) (必)	① 학술대회 개최 측으로부터 받은 역할이 명시되어 있는 초록 채택 메일 혹은 초청 메일 제출 ② 공동저자의 경우, 주저자(혹은 공동저자 본인)의 초록 채택 메일과 함께 공동 저자임을 확인 할 수 있는 자료(본인 이름이 명시된 초록) 등을 제출
상세 지출내역서 (必)	① 학술대회 기간 중 참가자의 지출내역을 상세히 기재하여 제출
등록비 영수증 (등록 확인증) (必)	① 등록비 결제 완료 영수증 혹은 결제 완료 확인메일 제출 *결제완료로 확인되지 않는 자료의 경우 증빙불가 *등록비 지원을 받지 않을 경우라 하더라도, 등록을 확인할 수 있는 등록확인증 제출 ② 현장등록의 경우, 그 사유에 대한 내용과 자필사인이 담긴 사유서 원본 제출	- 사전등록 원칙 - Dinner meeting/Gala Party일 경우 저녁식사로 지원(상세 지출내역서에 식비로 포함시켜 기재요망) - Pre-course/meeting 등록비 지원 - 사전등록을 위해 카드로 결재하는 경우 카드사 수수료 인정하여 원화 총금액인정
보딩패스 (必)	① 왕복 보딩패스 제출 ② 보딩패스 분실시, 항공사 발행 탑승확인서 혹은 마일리지 적립내역서
제출서류	상세 제출내역 및 정산 원칙
교통비 영수증	① 결제완료가 명시되어있는 영수증 제출(지불영수증, 카드승인내역서 등) *결제완료로 확인되지 않는 자료, 수기로 작성된 영수증, E-ticket(E-ticket 금액과 실 금액이 상이 하므로), 여행사의 Invoice만으로는 증빙불가 ② 여정이 명시된 영수증(E-ticket 등) 제출 (최단거리 요금인지 확인하기 위함) * 항공이용시 최단거리 요금(이코노미클래스 비용)이 아닐 경우, 그 사유서와 함께 항공료 결제 시 최단거리 요금(이코노미클래스 비용)이 함께 기재된 Invoice를 같이 받아 정산시 제출해야 하며, 지원은 최단거리 요금(이코노미클래스 비용)만 지원 가능 *사유서는 자필사인이 담긴 원본 제출	- 항공요금(이코노미클래스 기준/목적지까지 최단거리 요금) - 대중교통요금(우등 고속버스, KTX 일반석) - 개인 마일리지 사용하여 추가 비용 없이 좌석 등급 업그레이드 가능 (확인 방법: 대한 항공 마일리지 업그레이드 비즈니스석 Boarding Pass에 “I” 라고 표시) - 국제선 항공이용시 여행사 수수료 지원 가능 (대한항공, 일부 외항사의 경우 여행사 비용이 같이 결재가 되지 않는 경우) - 해외학회 참가 시, 국내선 항공료 지원 불가
숙박비 영수증 및 Invoice	① 지역에 따라 다음과 같이 정액 지원함(세금 및 봉사료 포함) i) 국외개최 학술대회의 경우 - 유럽지역 1박 35만원 - 미주·일본 1박 30만원 - 아시아 등 기타 1박 25만원 ii) 국내개최 학술대회의 경우 1박 20만원 ② 숙박 기간이 명시된 호텔 Invoice(숙박 내역서) 제출 ③ 결제완료가 명시되어있는 영수증 제출(지불영수증, 카드승인내역서 등) *결제완료로 확인되지 않는 자료(예약 확인서 등), 수기로 작성된 영수증의 경우 증빙불가	- 학술대회 기간과 학술대회 전, 후 하루씩을 인정(학술대회 기간이 수~금요일인 경우, Check-In:화/ Check-Out:토) - 투숙객에게 청구되는 기본 서비스에 대한 resort fee 지원 - Early Check-In & Late check-Out Charge 지원 불가 - 미니바, 영화, 세탁, 전화 등 숙박 외 부수하는 비용 지원 불가 - 여행사(카드사) 수수료 지원 불가
식비 영수증	- 학술대회 개최기간 중 인정되는 숙박기간에 대하여 정액 지원됨 ex) 학회 기간 : 5/3~5일(3일), 숙박기간 : 5/2~6일(4박) 인 경우, 식비계산식 : 4(숙박일)*100,000원(1일 식비) i) 국내개최 학술대회 1일 10만원 정액지원 ii) 국외개최 학술대회 - 미주·유럽·일본 1일 15만원 정액지원 - 아시아 등 기타 1일 10만원 정액지원
해외 현지 교통비 영수증	- 150,000원 정액지원

* 환율 적용 기준: 학술대회 시작 직전일(휴일일 경우 전일) 외환은행 현금 매입 최초 고시가

* (必)이 표기된 항목은 반드시 제출해야 다른 항목에 대해서도 지원이 가능하며, 그 외 항목에 대해서 지원 받기 위해서는 <상세 지출내역 및 정산 원칙>에서 ①~③과 같이 숫자로 표기된 부분을 제출해야 지원 가능함.

* 동 가이드라인은 공정경쟁규약 제3차 개정에 따라 승인된 학술대회부터 적용됩니다.

끝.